اگر از هر کارمند یا مدیری بپرسید که بزرگترین سارق زمان در محیط کار چیست، به احتمال زیاد پاسخ مشترکی خواهید شنید: جلسات!. جلساتی که بدون هدف مشخص شروع می‌شوند، با بحث‌های حاشیه‌ای از مسیر خارج شده و بدون هیچ خروجی ملموسی به پایان می‌رسند. این جلسات نه تنها ساعت‌ها وقت ارزشمند تیم را هدر می‌دههند، بلکه انرژی و انگیزه را نیز از بین می‌برند.

اما یک جلسه خوب و هوشمندانه، قدرتی معجزه‌آسا دارد. یک ساعت جلسه مؤثر می‌تواند جلوی ده‌ها ساعت کار اضافه، دوباره‌کاری و ناهماهنگی را بگیرد و مسیر یک هفته کاری تیم را روشن کند. موسسه رهپویان امروز به شما نشان می‌دهد که چگونه با رعایت ۳ قانون طلایی، جلسات خود را از یک “هزینه” به یک “سرمایه‌گذاری” قدرتمند تبدیل کنید.

قانون اول: بدون دستور جلسه، جلسه نداریم! (No Agenda, No Attenda) 

این یک شعار نیست، یک قانون مطلق است. هرگز جلسه‌ای را بدون داشتن یک دستور جلسه (Agenda) واضح که حداقل ۲۴ ساعت قبل برای شرکت‌کنندگان ارسال شده، برگزار نکنید. یک دستور جلسه حرفه‌ای شامل موارد زیر است:

• هدف اصلی جلسه: دقیقاً قرار است در پایان این جلسه به چه تصمیمی برسیم؟
• لیست موضوعات: هر موضوع به همراه زمان تخصیص‌یافته به آن.
• مسئول هر موضوع: چه کسی هر بخش را ارائه یا مدیریت می‌کند؟
• پیش‌نیازها: آیا لازم است شرکت‌کنندگان گزارشی را قبل از جلسه مطالعه کنند؟

قانون دوم: تسهیل‌گر باشید، نه فقط میزبان! 

نقش مدیر جلسه، فقط دعوت کردن افراد و شروع گفتگو نیست. او باید یک تسهیل‌گر (Facilitator) فعال باشد. وظیفه تسهیل‌گر این است که:

• زمان را مدیریت کرده و اجازه ندهد بحث‌ها بیش از حد طولانی شوند.
• مکالمه را روی موضوعات اصلی دستور جلسه متمرکز نگه دارد.
• مطمئن شود که همه فرصت صحبت کردن پیدا می‌کنند و صدای افراد ساکت‌تر نیز شنیده می‌شود.
• در صورت بروز اختلاف نظر، بحث را به سمت یافتن راه‌حل هدایت کند.

قانون سوم: خروجی جلسه، پادشاه است!

یک جلسه بدون خروجی مشخص، فقط یک دورهمی بوده است. هیچ جلسه‌ای نباید به پایان برسد، مگر اینکه پاسخ این سه سوال به صورت مکتوب مشخص شده باشد:

• چه تصمیماتی گرفته شد؟ (Summary of Decisions)
• چه اقداماتی باید انجام شود؟ (Action Items)
• چه کسی، مسئول انجام چه کاری و تا چه زمانی است؟ (Who, What, When)

این خروجی باید بلافاصله پس از جلسه در قالب یک صورت‌جلسه کوتاه برای همه ارسال شود تا همه چیز مستند و قابل پیگیری باشد.

نتیجه‌گیری:
این قوانین فقط چند تکنیک ساده نیستند، بلکه سنگ‌بنای یک فرهنگ سازمانی کارآمد و محترم شمردن زمان یکدیگر هستند. با تبدیل شدن به یک رهپوی واقعی در برگزاری جلسات، نه تنها بهره‌وری سازمان خود را متحول می‌کنید، بلکه به الگویی برای همکاران خود تبدیل خواهید شد.

 برگزاری جلسات مؤثر، یک مهارت کلیدی مدیریتی است. دوره «مدیریت و ارتباطات مؤثر» در موسسه رهپویان امروز به صورت عملی به مدیران و کارشناسان شما می‌آموزد که چگونه زمان خود و تیمشان را به یک مزیت استراتژیک تبدیل کنند.

  برای دریافت مشاوره و طراحی دوره سفارشی برای سازمان خود، با ما در تماس باشید.